Tugas 1 MPSI Project Management Fundamental

Apa itu Project, Operations, dan Management Project ?

Proyek adalah suatu rangkaian pekerjaan yang diadakan dalam selang waktu tertentu
dan mempunyai tujuan khusus. Yang membedakan proyek dengan pekerjaan lain
adalah sifatnya yang khusus dan tidak bersifat rutin pengadaannya, sehingga
pengelolanyapun memerlukan perhatian extra lebih banyak.  Operasional adalah serangkaian aktivitas untuk menciptakan nilai dalam bentuk barang dan jasa melalui transformasi input menjadi output. Secara mendasar, manajemen proyek adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, dan pengaturan tugas-tugas serta sumber daya yang dimiliki untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktor-faktornya, terutama waktu dan biaya.

(Yoki Firmansyah, MODUL AJAR MPSI, BSI)

Karakteristik/atribut dari Project


1. Punya tujuan khusus, punya tujuan yang unik dibanding project lain
2. Sementara, ada awal ada akhirnya
3. Di develop menggunakan progressive elaboration yang seiring berjalannya
waktu, hasilnya akan semakin bagus/sempurna
4. Membutuhkan sumber daya dari berbagai macam area seperti dana, orang,
material
5. Sebuah projek memilik customer yang sifatnya utama

Contoh studi kasus sederhana dalam kehidupan sehari-hari antara project dengan operations

Dalam kehidupan sehari hari kita sering melakukan projek ataupun operasi, seperti contohnya mandi di pagi hari termasuk sebagai operasi karena itu adalah kegiatan yang berulang kali kita lakukan tanpa ada akhirnya, namun beda lagi dengan projek, sebagai contoh adalah ketika kita mengerjakan tugas kuliah yang ada awalnya dan akhirnya.

Perbedaaan hubungan antara Project,  Program dan Portofolio Management

Definisi Proyek, Program, dan Portofolio

Untuk memahami hubungan antara proyek, program dan portofolio, berikut disampaikan definisi ketiganya secara ringkas sebagai berikut :

  • Proyek – Proyek merupakan usaha atau kerja yang bersifat sementara dan tidak rutin dimana macam kegiatan dan intensitas yang berubah sepanjang siklus hidupnya yang dilakukan untuk membuat produk (deliverables), jasa, pengembangan produk, atau lainnya yang dibatasi oleh biaya, mutu, dan waktu.
  • Program – Program terdiri atas proyek, subprogram, dan aktifitas program terkait yang dikelola dalam suatu cara yang telah dikoordinasi untuk memberikan manfaat atau untuk tujuan tertentu. Suatu proyek dapat merupakan bagian atau tidak atas suatu program tapi suatu program akan selalu memiliki proyek.
  • Portofolio – Portofolio terdiri atas proyek, program, subportofolio, dan dikelola sebagai suatu kelompok untuk mencapai sasaran strategis. Suatu portofolio dapat terdiri atas beberapa program.

Hubungan Proyek, Program, dan Portfolio Serta Pengelolaannya

Proyek, program, dan portofolio memiliki hubungan yang bersifat saling mempengaruhi. Hubungan antara proyek, program, dan portofolio beserta komponen hubungannya, dijelaskan pada Gambar di bawah ini :

Hubungan Proyek, Program, dan Portfolio (PMBOK 5th)

Pada Gambar di atas diperlihatkan bahwa bagian yang lebih tinggi yaitu portofolio atas subportofolio, program, dan proyek, memiliki beberapa peran, yaitu :

  • Menentukan strategi dan prioritas pelaksanaan subportofolio, program, dan proyek yang terkait dengan tujuan organisasi dan ketersediaan sumberdaya.
  • Melaksanakan elaborasi yang progresif.
  • Menetapkan tata kelola dalam pengelolaan dan pelaksanaan portofolio, program, dan proyek.
  • Melakukan disposisi atas permintaan perubahan yang terjadi dalam masa pelaksanaan.
  • Menerima dampak atas perubahan yang terjadi pada portofolio, program, dan proyek yang lain.

(Manajemen Proyek Indonesia. https://manajemenproyekindonesia.com/?p=5064 Dipublikasikan oleh Budi Suanda pada 9 Oktober 2020. Diakses 13 Oktober, 2021)

Mengapa pentingnya belajar Project Management ?

Berdasarkan data dari CHAOS Report, Standish Group ada 31% Project IT yang dibatalkan lebih dari 50% Project Gagal, dan hanya 16,2% yang Sukses. kenapa? karena kurangnya disiplin manajemen projek dan program, kurangnya support, kurangnya strategi bisnis, kurangnya alat ukur untuk mengukur kesuksesan project, tidak adanya risk management, dan tidak bisanya memanaj perubahan. maka dari itu kita perlu belajar tentang project management agar mampu mencegah kegagalan project.

Contoh Project Management di Bidang IT/IS

1. Pembuatan E-Learning sebuah akademi/sekolah/universitas
2. Perusahaan yang ingin mengimplementasi ERP
3. Perusahaan yang ingin membangun ruang data center

Kapan project dikatakan berhasil & gagal ?

Project dikatan berhasil ketika project tersebut bisa on time, anggarannya sesuai, dan keseluruhan fitur dan fungsinya bisa berjalan dengan baik, namun jika project over time, over budge, dan beberapa fitur gagal diimplementasikan maka project tersebut bisa dibilang gagal

Triple Constraint dalam Project Management

Triple Constraints adalah teori yang mengacu pada 3 batasan utama dalam manajemen proyek yaitu scope (ruang lingkup), schedule/time (jangka waktu), dan cost/budget (biaya). Project yang sukses adalah projek yang selesai tepat waktu, anggaran yang sesuai, fiturnya dan lengkap.

Peran dari Project Manager serta skill yang harus dimilikinya

Project Manager merupakan orang paling penting dalam mengerjakan Project karena memiliki tanggung jawab seperti planning project, menyusun jadwal project, bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan segala hal yang berhubungan dengan project tersebut, lalu project manager adalah orang yang bekerja sama dengan seluruh pihak yang terlibat agar project tersebut sukses.

Three Sphere Model for Systems Management !

Project Manager dan top-level manager harus bisa melihat 3 model diatas, yaitu Business, Organization, dan Technology. Sebagai contoh ketika ingin membuat E-Learning, kita harus melihat dari 3 sisi tersebut, yang pertama dari sisi bisnis muncul pertanyaan “Apa dampaknya pembelian laptop project tersebut di universitas? apa bebannya terhadap siswa?”, dari sisi teknologi “Apakah laptopnya menggunakan Windows? Macintosh?, apa saja isi aplikasinya?” dan dari sisi organisasi “Apakah project laptop ini memberi dampak untuk seluruh siswa atau sebagian?”. Dengan melihat dari 3 sisi tersebut kita bisa dengan mudah memanaj informasi agar meningkatkan keberhasilan project.

4 Frames & 3 Struktur Organisasi

4 Frames untuk memahami Organisasi adalah
1. Structural, peran dan tanggung jawab, koordinasi, dan kontrol. Hal ini akan lebih mudah dipahami dengan chart organisasi
2. Human resource, menyediakan harmonisasi antara kebutuhan organisasi dengan kebutuhan people/orang
3. Political, koalisi dari berbagai individu dan ketertarikan grup, dan konflik adalah isu utama dalam frames ini
4. Symbolic, berhubungan dengan kejadian, seperti budaya, bahasa, tradisi, dan imajinasi termasuk kedalam frame ini.

Organizational Structures
1. Funcional, fungsional manager untuk melapor ke CEO
2. Project, program manager melapor ke CEO
3. Matrix, middle ground antara fungsional dan project structures, personel seringkali melapor ke dua atau lebih bos, bisa kuat, seimbang, ataupun kuat matrix

10 Culture dalam organisasi

  1. Member Identity
  2. Group emphasis
  3. People Focus
  4. Unit integration
  5. Control
  6. Risk tolerance
  7. Reward criteria
  8. Conflict tolerance
  9. Means end orientation
  10. Open-systems focus

Product Life Cycle dan Predective Life Cycle

Product Life Cycle ada 4 tahapan yaitu :

Introduction : Fase ini umumnya mencakup investasi besar dalam periklanan dan kampanye pemasaran yang difokuskan untuk membuat konsumen sadar akan produk dan manfaatnya.
Growth : Jika produk berhasil, maka pindah ke tahap pertumbuhan. Hal ini ditandai dengan meningkatnya permintaan, peningkatan produksi, dan perluasan ketersediaannya.
Maturity: Ini adalah tahap yang paling menguntungkan, sedangkan biaya produksi dan pemasaran menurun.
Decline : Sebuah produk menghadapi persaingan yang meningkat karena perusahaan lain meniru kesuksesannya—terkadang dengan peningkatan atau harga yang lebih rendah. Produk mungkin kehilangan pangsa pasar dan mulai menurun.

Predective Life Cycle memiliki 5 model yaitu :
Waterfall Model : memiliki tahapan pengembangan dan dukungan sistem yang jelas dan linier
Incremental build model : menyediakan pengembangan progresif perangkat lunak operasional
Prototyping model : digunakan untuk mengembangkan prototipe untuk memperjelas kebutuhan pengguna
Spiral model : menunjukkan bahwa perangkat lunak dikembangkan menggunakan pendigunakan untuk menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualitasdekatan iteratif atau spiral daripada pendekatan linier
Rapid Application Development(RAD) model : digunakan untuk menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas

Phases of the traditional project life cycle

Tradisional project life cycle terdiri dari 4 fase yaitu Concept, Development, Implementation, dan Close-out

IT/IS project dan trend yang mempengerahuinya

IT/IS Project sangat berbeda dengan project lainnya(di luar IT) dari hal kompleks, produknya, kebutuhan resourcenya juga berbeda, tim IT projectnya biasanya memiliki background dan skill yang berbeda, dan bisa menggunakan berbagai macam teknologi secara rapid, dan walaupun hanya menggunakan satu area teknologi, orang harus punya kemampuan yang tinggi.

Recent Trend Affect IT Project
Orang yang mengerjakan Project IT tidak perlu berada di tempat project itu berlangsung hal itu adalah trend globalisasi, kemudian ada trend Outsourcing adalah ketika perusahaan menggunakan jasa orang luar diluar perusahaan dan Virtual teams, adalah ketika tim nya berada didaerah yang berbeda tetapi menyelesaikan project yang sama.

10 Knowledge Area pada Project Management

  1. Project Integration Management, bertugas mendevelop project, mendirect dan memanaj project, lalu memonitor dan control project dan menutup project atau fase
  2. Project Scope Management, merencanakan scope management, mengumpulkan requirement, dan membuat WBS, lalu memvalidasi scope dan mengontrol scope
  3. Project Time Management, merencanakan schedule management, mendefinisikan aktifitas, mengestimasi aktivitas, dan mengontrol schedule.
  4. Project Cost Management, mengestimasikan biaya, menentukan budget dan mengontrol biaya
  5. Project Quality Management, merencanakan kualitas, mengasuransikan kualitas dan quality control
  6. Project Human Resource Management, mendevelop human resource plan, mendevelop team project.
  7. Project Communications Management, mengidentifikasi stakeholder, merencanakan komunikasi, distribusi informasi, report performance
  8. Project Risk Management, merencanakan risk management, mengidentifikasi, dan menganalisis risk kualitatif, dan memonitor dan mengontrol risks
  9. Project Procurement Management, merencanakan pengadaan
  10. Project Stake-holder management, mengidentifikas stakeholder, merencanakan dan memanaj stakeholder.

Kelompok-kelompok proses dari Project Management

Sebuah Kelompok Proses Manajemen Proyek adalah pengelompokan logis dari proses manajemen Proyek untuk mencapai sasaran proyek tertentu. Kelompok Proses independen  dari fase proyek. Proses – Proses manajemen proyek dikelompokkan ke dalam lima kelompok proses manajemen proyek berikut : 

  • Kelompok Proses Inisiasi : Proses-proses tersebut dilakukan untuk menentukan sebuah proyek baru atau fase baru proyek yang sudah ada dengan memperoleh otorisasi untuk memulai proyek atau fasenya.
  • Kelompok Proses Perencanaan : Proses-proses yang dibutuhkan untuk membuat lingkup proyek, menyempurnakan sasaran, dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran proyek.
  • Kelompok Proses Pelaksanaan : Proses-proses yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek.
  • Kelompok Proses Pemantauan dan Pengendalian : Proses-proses yang diperlukan untuk melacak, memantau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasikan area-area yang mana perubahan rencana yang diperlukan dan memulai perubahan yang sesuai.
  • Kelompok Proses Penutupan : Proses-proses tersebut dilakukan untuk secara resmi menyelesaikan atau menutup proyek, fasenya atau kontrak.

Pemetaan masing-masing kelompok proses terhadap 10 knowledge area

Sumber :
https://ferrysystem.wordpress.com/category/9-knowledge-area/
http://dolaynata.com/berita/detail/5-kelompok-proses-manajemen-proyek
https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/237412/MODUL-AJAR-MPSI.pdf
https://manajemenproyekindonesia.com/?p=5064
https://www.investopedia.com/terms/p/product-life-cycle.asp

Published by Yudha Aditya Pratama

I'm an Information System student at Institut Teknologi Telkom Surabaya(ITTS) I'm from Mataram,Lombok. I like playing computer games, love music.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Create your website with WordPress.com
Get started
%d bloggers like this: